La facturation électronique, également appelée dématérialisation des factures, s’impose progressivement comme la norme dans le monde des affaires. Les entreprises doivent désormais se conformer à certaines règles et obligations légales pour réaliser leurs contrats de prestation de services informatiques. Dans cet article, nous examinerons les principales obligations en matière de facturation électronique et les conséquences pour les entreprises dans le secteur informatique.
Le cadre légal de la facturation électronique
Depuis quelques années, plusieurs textes réglementaires ont été adoptés pour encadrer la facturation électronique et encourager son déploiement. En France, par exemple, l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 a posé les bases légales pour autoriser et organiser la dématérialisation des factures entre professionnels. Depuis lors, d’autres textes ont précisé les modalités d’application de cette réforme, notamment le décret n°2016-350 du 23 mars 2016 et l’arrêté du 22 mars 2017.
Ces textes prévoient notamment que les entreprises doivent désormais accepter et traiter les factures électroniques dès lors qu’elles sont émises par un fournisseur ou un prestataire soumis à une obligation légale de recourir à ce mode de transmission. Cette obligation concerne notamment les entreprises qui fournissent des prestations de services informatiques à des entités publiques ou à d’autres entreprises.
L’obligation de recourir à la facturation électronique pour les contrats de prestation de services informatiques
Pour les contrats de prestation de services informatiques, l’obligation de recourir à la facturation électronique découle principalement des dispositions du Code des marchés publics et du Code général des collectivités territoriales. Ces textes prévoient que les factures émises dans le cadre d’un marché public ou d’une délégation de service public doivent être transmises sous forme électronique au cocontractant public concerné.
Concrètement, cela signifie que les entreprises qui concluent des contrats de prestation de services informatiques avec des entités publiques doivent impérativement utiliser la facturation électronique pour leurs relations contractuelles. Cette obligation s’applique également aux sous-traitants et aux cotraitants, qui sont tenus d’émettre des factures électroniques pour les prestations qu’ils réalisent dans le cadre du contrat.
Les modalités pratiques de mise en œuvre de la facturation électronique
La mise en œuvre effective de la facturation électronique dans les contrats de prestation de services informatiques implique plusieurs exigences techniques et fonctionnelles. Tout d’abord, il est nécessaire que les entreprises disposent d’un système capable d’émettre et de recevoir des factures au format électronique, conformément aux normes en vigueur.
Ensuite, il convient également que ces entreprises mettent en place un processus fiable et sécurisé pour assurer l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des factures électroniques qu’elles émettent ou reçoivent. Cela peut notamment passer par l’utilisation de solutions techniques certifiées, tels que les logiciels de facturation électronique agréés ou les plateformes d’échange de données sécurisées.
Enfin, il est important que les entreprises qui recourent à la facturation électronique pour leurs contrats de prestation de services informatiques veillent à respecter les règles applicables en matière d’archivage des documents dématérialisés. En effet, les factures électroniques doivent être conservées dans des conditions garantissant leur accessibilité et leur intégrité pendant une durée minimale de 10 ans à compter de leur date d’émission.
Les avantages et enjeux de la facturation électronique pour les entreprises
Même si la mise en place de la facturation électronique peut représenter un coût et un effort d’adaptation pour certaines entreprises, elle présente également des avantages significatifs. Tout d’abord, elle permet d’améliorer la rapidité et l’efficacité du processus de facturation, en réduisant notamment les délais de traitement et le risque d’erreurs matérielles.
En outre, la dématérialisation des factures contribue à réaliser des économies sur les coûts liés au stockage et à l’archivage des documents papier, ainsi qu’à réduire l’impact environnemental lié à la consommation de ressources naturelles (papier, encre) et aux émissions de CO2 (transport).
Enfin, la facturation électronique constitue un enjeu stratégique pour les entreprises dans le contexte actuel de transformation numérique et de compétitivité accrue. Les entreprises qui sauront tirer profit de cette opportunité pourront ainsi renforcer leur positionnement sur le marché et améliorer leur image auprès de leurs clients et partenaires.
En résumé, la facturation électronique est désormais une obligation légale pour les entreprises qui concluent des contrats de prestation de services informatiques. Cette réforme représente à la fois un défi et une opportunité pour ces entreprises, qui doivent s’adapter aux nouvelles exigences réglementaires tout en tirant parti des avantages offerts par la dématérialisation des factures.