La vigilance envers les sous-traitants est une responsabilité cruciale pour les entreprises, qui doivent s’assurer de la légalité et de la conformité de leurs partenaires. L’extrait KBIS est un document incontournable pour vérifier ces informations. Découvrez dans cet article l’importance de l’extrait KBIS et comment il permet aux entreprises d’assumer leurs obligations de vigilance envers leurs sous-traitants.
Qu’est-ce que l’extrait KBIS et pourquoi est-il important ?
L’extrait KBIS est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l’existence légale d’une entreprise et constitue la « carte d’identité » de cette dernière. L’extrait KBIS regroupe toutes les informations légales relatives à une entreprise, telles que :
- Sa dénomination sociale
- Son numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
- Sa forme juridique (SARL, SAS, etc.)
- L’adresse de son siège social
- Son capital social
- Le nom du dirigeant principal
L’importance de l’extrait KBIS réside dans le fait qu’il permet aux entreprises d’établir des relations commerciales en toute confiance et transparence. En effet, vérifier le statut légal de ses partenaires, fournisseurs ou sous-traitants est une étape cruciale pour éviter les mauvaises surprises et prévenir les risques juridiques et financiers.
L’obligation de vigilance envers les sous-traitants
Les entreprises ont un devoir de vigilance envers leurs sous-traitants afin de s’assurer que ces derniers respectent les obligations légales et réglementaires en matière de travail, de fiscalité et de respect des normes environnementales. Cette obligation se traduit par la mise en place d’un dispositif de contrôle et de suivi des sous-traitants, notamment à travers la vérification des documents administratifs.
L’extrait KBIS est l’un des documents essentiels dans ce processus. En effet, il permet aux entreprises donneuses d’ordre de vérifier que leurs sous-traitants sont bien immatriculés au RCS et qu’ils disposent donc d’une existence légale. De plus, l’extrait KBIS mentionne si le sous-traitant fait l’objet d’une procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire), ce qui peut représenter un risque pour l’entreprise donneuse d’ordre.
Comment obtenir un extrait KBIS et respecter son obligation de vigilance ?
Pour obtenir un extrait KBIS, il est possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce compétent ou d’en faire la demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Le document peut être demandé par l’entreprise elle-même, mais aussi par un tiers (client, fournisseur, etc.) qui souhaite vérifier la légalité de son partenaire commercial.
Il est essentiel pour les entreprises de mettre en place une procédure pour vérifier régulièrement l’extrait KBIS de leurs sous-traitants, afin de s’assurer de leur conformité et de respecter leur obligation de vigilance. Cette démarche peut être intégrée dans le processus d’audit interne ou externalisée auprès d’un prestataire spécialisé.
En outre, il est recommandé aux entreprises donneuses d’ordre de formaliser leur relation avec leurs sous-traitants à travers des contrats écrits stipulant les obligations respectives des parties en matière de conformité et de respect des législations en vigueur. Ces contrats peuvent également prévoir des clauses spécifiques concernant la fourniture périodique d’un extrait KBIS à jour.
Conclusion
L’extrait KBIS est un document clé pour les entreprises souhaitant s’assurer de la légalité et de la conformité de leurs sous-traitants. En mettant en place une procédure rigoureuse de vérification et en formalisant leurs relations commerciales, les entreprises peuvent ainsi respecter leur obligation de vigilance et limiter les risques juridiques et financiers liés à une mauvaise sélection ou suivi des partenaires commerciaux.