Le KBIS, ou extrait K du registre du commerce et des sociétés, est un document officiel attestant de l’existence juridique d’une entreprise. Il résume toutes les informations légales relatives à une société enregistrée en France. Cet article vous expliquera en détail les informations obligatoires contenues dans un KBIS et leur signification pour mieux comprendre l’importance de ce document incontournable dans la vie des entreprises.
1. Les informations relatives à l’identification de la société
Le KBIS contient plusieurs éléments d’identification de la société, qui permettent notamment de la distinguer des autres entités enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Parmi ces informations figurent :
- La dénomination sociale : il s’agit du nom sous lequel l’entreprise est enregistrée et exerce son activité. Elle peut être différente du nom commercial utilisé pour communiquer avec le public.
- Le sigle : s’il existe, il permet d’identifier rapidement et facilement l’entreprise.
- Le numéro SIREN : attribué par l’INSEE lors de l’immatriculation de la société, ce numéro unique à neuf chiffres permet d’identifier chaque entreprise française.
- L’adresse du siège social : elle indique le lieu où se trouve le centre administratif de la société.
2. Les informations relatives à l’activité de la société
Le KBIS précise également les principales caractéristiques de l’activité exercée par la société :
- La forme juridique : elle définit le cadre légal dans lequel l’entreprise exerce son activité (SA, SAS, SARL, EURL…).
- Le capital social : il représente la somme des apports effectués par les actionnaires ou associés lors de la création de la société.
- L’objet social : il décrit les activités principales que la société est autorisée à exercer. Il doit être rédigé avec précision pour éviter toute difficulté d’interprétation.
- La durée de vie de la société : elle détermine sa date de dissolution anticipée, sauf si elle est prorogée ou si un événement entraîne sa dissolution anticipée.
3. Les informations relatives aux organes de direction
Le KBIS fournit également des informations sur les personnes en charge de la gestion et de l’administration de la société :
- Les dirigeants : il s’agit des personnes physiques ou morales ayant le pouvoir d’engager et représenter légalement l’entreprise (gérant, président, directeur général…). Leurs nom, prénom et adresse sont mentionnés sur le KBIS.
- Les commissaires aux comptes : leur mission est d’examiner et certifier les comptes annuels des sociétés soumises à cette obligation. Leurs nom, prénom et adresse professionnelle figurent également sur le KBIS.
4. Les informations relatives à la situation juridique de la société
Le KBIS donne aussi des indications sur la situation juridique de l’entreprise :
- La date d’immatriculation : elle correspond à la date à laquelle l’entreprise a été enregistrée au RCS et marque le début de son existence légale.
- L’état d’inscription : il informe sur le statut actuel de l’entreprise (en activité, en liquidation…).
- Les décisions de justice : elles sont mentionnées si elles ont un impact sur la vie de la société (redressement judiciaire, liquidation judiciaire…).
5. L’utilisation du KBIS dans les relations avec les tiers
Le KBIS est souvent demandé par les partenaires commerciaux, les banques ou les administrations pour vérifier l’existence légale d’une entreprise et s’assurer qu’elle respecte les obligations légales. Il est également utilisé lors de certaines démarches administratives, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou la signature d’un bail commercial.
6. La validité et l’obtention du KBIS
Le KBIS a une durée de validité limitée, généralement de trois mois. Au-delà de cette période, il est recommandé d’en obtenir un nouvel exemplaire pour que les informations fournies aux tiers soient à jour.
Pour obtenir un KBIS, il faut s’adresser au greffe du tribunal de commerce compétent. Il est également possible de le demander en ligne sur le site Infogreffe ou auprès d’un prestataire habilité.
Enfin, il est important de rappeler que la mise à jour des informations contenues dans le KBIS doit être effectuée rapidement en cas de changement, afin d’éviter toute difficulté ou sanction éventuelle.
7. Où se procurer un extrait kbis ?
Pour diverses raisons, vous pouvez avoir besoin d’un extrait kbis. En effet, il est considéré comme la carte d’identité de votre entreprise. La plupart du temps, il va vous être demandé pour l’ouverture d’un compte professionnel, pour vous positionner sur un marché public, ou pour toute autre raison. Dans tous les cas, il faut savoir que vous pouvez vous procurer un extrait kbis en vous rendant sur des sites spécialisés.
Lorsque des changements interviennent au niveau de votre société, vous devez à tout prix faire la mise à jour sur les sites en question. En effet, si vous changez de dirigeant, de forme juridique ou encore du capital social, vous devez faire les changements au niveau de votre extrait kbis. Si vous avez demandé plusieurs extraits kbis, il est préférable de les garder pour avoir un historique des mouvements au sein de votre société.
Si vous devez réaliser des démarches, il peut arriver, dans certains cas, que vous deviez demander seulement votre numéro de Siret. Dans tous les cas, il peut être intéressant d’avoir toujours avec vous un extrait kbis, car il est la preuve quoi qu’il arrive de votre bonne foi, et de la légalité de votre activité.